Jak przygotować instrukcję zadania dla osoby, która robi je pierwszy raz

Dobra instrukcja mówi, co trzeba osiągnąć, co przygotować, jakie czynności wykonać i po czym poznać, że zadanie jest zakończone. Dla osoby początkującej dopisz także, gdzie znaleźć potrzebne pliki i do kogo zwrócić się w razie problemu. Następnie poproś kogoś, kto nie zna zadania, o wykonanie go według opisu i popraw miejsca, w których potrzebuje dodatkowego wyjaśnienia.

Nazwij zadanie i opisz gotowy wynik

Zacznij od konkretnej nazwy, na przykład „Przygotowanie listy uczestników spotkania”. Samo „Obsługa spotkania” obejmuje zbyt wiele czynności. Jedna instrukcja powinna prowadzić przez zadanie o wyraźnym początku i końcu, żeby czytelnik wiedział, czy otworzył właściwy dokument.

Pod nazwą zapisz oczekiwany efekt oraz warunek zakończenia. W naszej propozycji przykładu biurowego będzie to lista uczestników zapisana w ustalonym folderze i przekazana organizatorowi do sprawdzenia. Doprecyzuj, czy wykonawca przygotowuje tylko wersję roboczą, czy może samodzielnie wysłać dokument dalej. Dzięki temu słowo „gotowe” ma jedno znaczenie.

Wypisz materiały i dostęp potrzebny przed rozpoczęciem

Osoba, która wykonuje zadanie codziennie, pamięta położenie szablonu i sposób otwierania folderu. Początkujący może tego nie wiedzieć. Przed krokami umieść krótką listę rzeczy niezbędnych do pracy. Źródłowy poradnik o procedurach również wskazuje warunki rozpoczęcia jako osobny element instrukcji.

Wskazanie spotkania: jego nazwę i datę, aby nie pomylić zgłoszeń.
Dokładne miejsce przechowywania zgłoszeń oraz informację, które z nich uwzględnić.
Szablon listy i nazwę folderu, w którym należy zapisać wynik.
Dostęp do programu i folderów potrzebnych do wykonania zadania.
Kontakt do osoby, która wyjaśni braki lub zatwierdzi wersję roboczą.

Zamiast pisać „weź aktualny plik”, podaj jego nazwę i lokalizację. Jeśli dostęp trzeba uzyskać wcześniej, zaznacz to właśnie tutaj. Początek instrukcji powinien pozwalać ocenić, czy można już przystąpić do pracy, bez otwierania kolejnych punktów na próbę.

Rozpisz czynności w kolejności wykonania

Każdy punkt zacznij od czasownika: otwórz, skopiuj, wpisz, porównaj, zapisz. Unikaj poleceń typu „opracuj dane”, bo nie wyjaśniają, co zrobić. Poniższy układ jest propozycją redakcyjną do dostosowania do rzeczywistego sposobu pracy w biurze.

Otwórz szablon listy uczestników i utwórz jego kopię w folderze wskazanym w instrukcji.
Nadaj kopii nazwę według podanego wzoru, na przykład „Lista uczestników — nazwa spotkania — data”.
Otwórz zgłoszenia dotyczące tego spotkania. Przepisz wymagane dane do odpowiednich kolumn szablonu.
Porównaj każdy wpis ze zgłoszeniem. Jeśli zauważysz możliwe powtórzenie, oznacz je do wyjaśnienia przed usunięciem.
Zapisz plik i sprawdź, czy znajduje się we właściwym folderze.
Przekaż organizatorowi lokalizację pliku oraz informację o wpisach wymagających wyjaśnienia.

W gotowej instrukcji zastąp ogólne określenia rzeczywistymi nazwami. Wymień wymagane kolumny, podaj wzór daty i sposób przekazania pliku. Jeżeli ważny przycisk trudno znaleźć, możesz dodać zrzut ekranu z krótkim opisem. Takie obrazy mogą uzupełniać instrukcje czynności wykonywanych na komputerze.

Dodaj kontrolę wyniku i sposób zgłaszania problemów

Polecenie „sprawdź poprawność” jest zbyt ogólne. Wskaż, co dokładnie trzeba porównać. Przy liście uczestników mogą to być: zgodność danych ze zgłoszeniami, obecność wymaganych informacji, właściwa nazwa pliku i miejsce zapisu. To propozycja kontroli, którą należy dopasować do ustalonego zakresu zadania.

Opisz także zachowanie przy brakach. Przykładowe polecenie może brzmieć: „Jeżeli w zgłoszeniu brakuje wymaganej informacji, oznacz wpis do wyjaśnienia i przekaż pytanie organizatorowi”. Dopisz, czy można kontynuować pracę nad pozostałymi wpisami. Nie zostawiaj początkującej osobie decyzji, której nie ma podstaw podjąć, ani nie oczekuj uzupełniania danych z domysłu.

Sprawdź instrukcję z osobą, która nie zna zadania

Proponujemy prostą próbę czytelności: udostępnij instrukcję nowemu użytkownikowi wraz z przykładowymi materiałami. Poproś o wykonanie zadania i zaznaczanie niejasnych miejsc. Daj mu czas na samodzielne znalezienie odpowiedzi w tekście, a gdy utknie, zanotuj brakującą informację i pomóż kontynuować.

Czy użytkownik znajduje materiały bez dodatkowych wskazówek?
Czy rozumie następny krok i użyte nazwy?
Czy potrafi ocenić, że wynik spełnia warunki zakończenia?

Popraw konkretne punkty, które wywołały pytania. Czasem wystarczy rozwinąć skrót, podać nazwę kolumny albo rozdzielić dwa działania. Na końcu dodaj datę aktualizacji i osobę odpowiedzialną za treść. Umieść instrukcję w jednym ustalonym miejscu, aby przy następnym wykonaniu zadania łatwo było znaleźć właściwą wersję.